حوكمة الشركات الناشئة Startups

نسمع قصصاً كثيرة عن إخفاق شركات ناشئة Startups في المحافظة على مستوى مقبول من الشفافية والمصداقية أمام المُستثمرين فيها. بل يمتد ذلك إلى المصداقية مع قياداتها وموظفيها الاستراتيجيين بسبب ضعف الحوكمة فيها. بشكل مبسط دعني أقول أن حوكمة الشركات هو إدارة الشركة بشفافية ومسئولية لتحقيق أثر إيجابي على المدى الطويل. كما تعني الإنصاف وإدارة المخاطر ومراعاة أصحاب المصلحة في الشركة.

عدم وجود الحوكمة سيؤدي مثلاً إلى سيطرة شخص أو مجموعة من الموظفين بجميع المعاملات المالية. سوف تصبح الرقابة ضعيفة لأن المنشأة تفتقر للأنظمة والاجراءات الواضحة. الحوكمة تشمل الشركات الكبيرة ولا يُعفي الشركات الناشئة من ممارستها بحجة أنها شركات صغيرة الحجم. أو تتوهم الشركات الناشئة أنه لا داعي للحوكمة لتحقيق النمو السريع والكفاءة بعيداً عن تعقيد اجراءات العمل. إن إعطاء الأولوية لحوكمة الشركات أمر ضروري لنجاحها على المدى الطويل ويمنع وقوعها في فضائح من أي نوع.

مقالتي هذه تهدف لتقديم ملخص لمكونات الحوكمة في الشركات الناشئة. أول المكونات هو مجلس الإدارة واللجان ومصفوفة الأدوار والمسؤوليات وغيرها كثير. أيضاً سوف اسرد لك قائمة لفحص Checklist مكونات الحوكمة التي أرها مناسبة وكافية للشركات الناشئة من واقع خبرة بذلك. في نهاية المقال سوف اشارك معك ملف إكسل Excel يتضمن قائمة الفحص لتستفيد منه في شركتك الناشئة وتعيد توظيفه بالطريقة التي تناسبك.

مكونات الحوكمة

1- مجلس الإدارة: مجلس الإدارة هو أحد المكونات الرئيسية للحوكمة الرشيدة للشركات. في المجلس مجموعة من أفراد مهمتهم الإشراف على أنشطة الشركة ويكونون مسؤولين عن اتخاذ القرارات الإستراتيجية. يضم مجلس الإدارة عادةً ممثلين عن المساهمين الرئيسيين، والفريق المؤسس للشركة الناشئة، والإدارة. بالإضافة إلى خبراء مستقلين لديهم الدراية بنفس الصناعة التي تعمل بها الشركة الناشئة. يجتمع أعضاء المجلس بانتظام أو حسب الحاجة لمناقشة استراتيجيات الشركة والميزانيات ومنح أسهم للموظفين وتعويضات التنفيذيين والقرارات الأخرى عالية المستوى. لضمان الشفافية، فمن المهم أن يعين مجلس الإدارة سكرتير لتوثيق وتوزيع محاضر اجتماعاتهم وللمراجعة والمصادقة عليها.

2- اللجان: اللجان هي مكون مهم لتحقيق حوكمة الشركات ويختلف أهميته من شركة ناشئة لأخرى حسب طبيعة نشاطها. عدد اللجان وطبيعتها يختلف فقد تجد لجنة مالية أو لجنة تقنية أو لجنة خاصة بأمور البيئة وغيرها. تتألف اللجنة من مجموعة هم عضو أو أكثر من أعضاء مجلس الإدارة والموظفين والمستشارين. هم مسؤولون عن اتخاذ قرارات محددة تتعلق باختصاص عمل اللجنة. يمكن أن تناقش اللجنة مواضيع مختلفة مثل تعويضات الإدارة، أو عمليات التدقيق، أو إدارة المخاطر، أو أي مجالات أخرى تعتبر مهمة بناءً على طبيعة العمل. أحياناً يتم تشكيل لجنة مؤقتة لمعالجة مواضيع خلافية أو عندما يكون هناك تضارب بين مصالح الشركة الناشئة ومصلحة أحد المُساهمين.

أريد من التركيز على أن اللجنة إنما توفر منصة توفر المعرفة والخبرة المتخصصة في مجالات معينة بغرض تقديم التوصيات إلى مجلس الإدارة لاتخاذ القرارات النهائية. وجود اللجان يسمح بإجراء مناقشات جانبية واتخاذ قرارات أكثر تفصيلاً ودقة، مقارنةً بمجلس الإدارة الذي يهتم بالاستراتيجيات.

3- مصفوفة الصلاحيات: تعتبر مصفوفة الصلاحيات أداة مهمة لحوكمة الشركات، لأنها تُحدد دور ومسؤولية كل فرد أو فريق عمل داخل الشركة الناشئة. يتم استخدام المصفوفة لتحديد المسؤول بوضوح عن اتخاذ قرار محدد، وكيف تتم الموافقة على تلك القرارات. من أمثلة هذه القرارات تلك المتعلقة بالمدفوعات الكبيرة مالياً، أو فتح وإغلاق الحسابات المصرفية، وإنشاء الشركات الفرعية أو الاستحواذ على حصص في شركات أخرى، وكذلك تعيين مدققين. يمكن إنشاء مصفوفة باستخدام إطار عمل مثل RACI والذي يحدد بوضوح الأدوار والمسؤوليات المختلفة لكل فرد أو فريق. إن إنشاء مصفوفة الصلاحيات سيُمكن الشركة من ضمان وجود مساءلة وإشراف واضحين للقرارات الرئيسية، مما يقلل من مخاطر وقصور عمل الإدارة.

4- الميزانية: تعدّ الميزانية مكون مهم من بين مكونات حوكمة الشركة لأن فائدتها إيجاد خطة مالية سنوية للشركة الناشئة. حيث يحدد الرئيس التنفيذي أهدافه المالية والتكاليف المرتبطة بها ومصادر التمويل. يجب أن تتضمن الميزانية تفاصيل عن المبادرات التي ستتخذها الشركة، بما في ذلك التكاليف المرتبطة بها وخطط التوظيف. كما يجب أن تحدد مصادر رأس المال من خلال التنبؤ بالإيرادات وتحديد مصادر التمويل الأخرى. يجب مراجعة الميزانية وتحديثها بانتظام على مدار العام لضمان بقاء الشركة على المسار الصحيح. إنه بمثابة دليل لإبقاء الشركة على المسار الصحيح مع خطتها المالية ولضمان تخصيص الموارد بكفاءة.

5- المؤسسون Founders: لضمان توافق مصالح المؤسسين والمديرين التنفيذيين مع مصالح المستثمرين، بوضع قيود وحوافز معينة. يمكن أن يشمل ذلك أشياء مثل خيارات الأسهم والمكافآت المستندة إلى الأداء وأشكال أخرى من التعويضات القائمة على حقوق الملكية. إنه بعمل موائمة وتكييف بين حوافز المؤسسين والمديرين التنفيذيين مع حوافز المستثمرين، فإنه ستزداد فرص تحقيق نتيجة استثمار ناجحة.

6- الإدارة والموظفون: تلعب الإدارة والموظفون دورًا مهمًا في نجاح الشركة. الإدارة مسؤولة عن ضمان إيضاح الأهداف الإستراتيجية للشركة وفهمها في جميع أنحاء الشركة وأن أعمال الموظفين تتناغم مع تلك الأهداف. من ناحية أخرى، يمثل الموظفون العمود الفقري للشركة، وبالتالي فهم يحتاجون إلى تدريب مناسب على مواضيع مهمة مثل الأخلاق ومكافحة الرشوة ومكافحة التحرش. كذلك مهم جداً أن يعرف الموظفون الآليات المُتاحة أمامهم للتعامل مع أي مخاطر يرونها ويبلغوا عنها دون الكشف عن هويتهم فلا يلحقهم ضرر. مثل أن تُتيح الشركة خطًا ساخنًا للموظفين أو نظام يسجلون فيهم ملاحظاتهم دون كشف هويتهم. إنه من خلال تعزيز ثقافة التواصل المفتوح وزرع الاحساس بالمسئولية فيمكن للشركات ضمان معالجة أي مشكلات في الوقت المناسب وبطريقة مناسبة وأن يشعر الموظفون بالأمان والراحة في بيئة العمل.

7-التدقيق والمراجعة: من المهم إجراء تدقيق مالي منتظم لتعزيز الحوكمة الرشيدة للشركات. حتى إذا لم يكن ذلك مطلوباً كإجراء حكومي وقانوني، هدف التدقيق والمراجعة المالية السنوية هو التأكد من أن بيانات الشركة الناشئة وسجلاتها المالية دقيقة ومتوافقة مع المعايير المحاسبية. كما يلزم أن يقوم بالمراجعة مُراجع مالي ذو استقلالية وسمعة طيبة لضمان الحياد والموضوعية.

تعطي أعمال التدقيق المالية المنتظمة رؤية ثاقبة حول الحالة المالية للشركة، وتساعد في تحديد أي مخاطر أو مشاكل محتملة، وتضمن لأصحاب المصلحة أن البيانات المالية للشركة دقيقة وموثوقة. بالإضافة إلى ذلك، كما أن التدقيق الدوري يُساعد على كشف الفرص الممكنة لتحسين الأداء المالي.قيق تحسن العمليات والضوابط المالية.

8- توفير المعلومات: الشفافية في التواصل وتشارك المعلومات مع الأطراف ذات العلاقة هو أمر بالغ الأهمية للحوكمة الرشيدة للشركات. من المهم أن تقوم الشركات بإعلان المعلومات بانتظام إلى أصحاب المصلحة مثل الإدارة ومجلس الإدارة والمساهمين. هذه بعض الأمثلة على طرق توفير المعلومات لرفع مستوى الشفافية:

• لوحات معلومات Dashboard لقياس الأداء شهرياً.
• تقرير الأرباح والخسائر الشهري.
• تقرير عن المستجدات في أعمال التشغيل بشكل شهري.
• تقرير ربع سنوي وبيان يقدم مراجعة سنوية يتم مشاركته مع الأطراف ذات الصلة مثل مجلس المُساهمين وغيرهم.

مع توفير تحديثات منتظمة وشفافة حول أداء الشركة، فإنه يمكن للإدارة والمجلس اتخاذ قرارات مستنيرة واتخاذ الإجراءات التصحيحية عند الضرورة. كما أنه يساعد المساهمين على فهم أداء الشركة واتخاذ قرارات مستنيرة. بالإضافة إلى ذلك، يمكن أن تساعد مشاركة المعلومات المنتظمة والشفافة في بناء الثقة والمصداقية مع أصحاب المصلحة.

9- توثيق الإجراءات: هذه أحد أكثر المتطلبات المملة في عالم الشركات الناشئة وأنني أتفهم ذلك الاحساس جيداً. لكنها تُعد من المكونات المهمة في حوكمة الشركات. إن وجود إجراءات وعمليات واضحة وموثقة جيدًا أي مكتوبة سيجعل الأمور واضحة للجميع. وثائق الاجراءات لا معنى لها إن لم تكت متاحة ويمكن الوصول إليها من جميع الأطراف حتى يعرفوا مالهم وماعليهم. دعني اعطيك أكمثلة على هذه الوثائق والاجراءات:

• دليل إرشادي للموظفين يحدد سياسات الشركة وإجراءاتها الخاصة بهم.
• وضع إجراءات واضحة للعمليات داخل الشركة مثل المعاملات المالية وصنع القرار وإدارة المخاطر.
• وثيقة توضح كيفية التعامل مع المعلومات والبيانات الحساسة.
• لوائح الموارد البشرية التي توضح بالتفصيل سياسات وإجراءات الموارد البشرية للشركة.
• سياسات الأمن السيبراني وأمن تكنولوجيا المعلومات. لقد أصبحت هذه من أهم السياسات.

يساعد هذا التوثيق على ضمان الاتساق والامتثال للقوانين واللوائح، ويمكن أيضًا أن يساعد الإدارة والموظفين على فهم أدوارهم ومسؤولياتهم داخل الشركة. كما أنه بمثابة دليل مرجعي للموظفين الجدد ، ويمكن استخدامه لتدريبهم وإبلاغهم بسياسات وإجراءات الشركة.

قائمة الفحص Checklist

إن ما ذكرته سابقاً من مكونات حوكمة الشركات الناشئة ستجدة في ملف يمكن تحميله من هنا. الصورة أدناه توضح محتويات ملف الاكسل. كما أوضحت عند كل بند في القائمة ما إذا كان ملائماً للشركة الناشئة حسب الجولة الاستثمارية التي وصلت لها. يمكنك تحميل الملف واستخدامه تحت مسئوليتك ودون أدنى مسؤولية علي، حيث أنني وضعت هذا الملف بغرض التوعية ونشر المعرفة.

لتحميل الملف أعلاه من هذا الرابط